Traitement des données à caractère personnel

Le présent accord (l'« Accord ») encadre le traitement des données à caractère personnel effectué par KoniSign pour le compte de son client, au sens de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »). Il complète les conditions générales et notre politique de confidentialité ; en cas de contradiction sur la protection des données, le présent Accord prévaut.

1. Rôles des parties

Le Client (le professionnel qui utilise la plateforme) est responsable du traitement des données des documents et des signataires qu'il soumet : il en détermine les finalités et les moyens. KoniSign agit en qualité de sous-traitant, sur la base des instructions documentées du Client.

KoniSign reste responsable de traitement pour ses traitements propres (gestion des comptes clients, facturation, sécurité, obligations légales), décrits dans la politique de confidentialité.

2. Objet, durée, nature et finalité

KoniSign traite les données pour la seule finalité de fournir le service de signature électronique avancée et de conservation à valeur probante : transmission des demandes, recueil du consentement et de la signature, scellement, horodatage, constitution du dossier de preuve, conservation immuable, puis purge à l'échéance. Le traitement dure le temps de la relation contractuelle, augmenté des durées de conservation probatoires (article 8). Le détail figure en Annexe 1.

3. Instructions du Client

KoniSign ne traite les données que sur instruction documentée du Client, y compris pour les transferts hors Union européenne. L'utilisation du service et les paramètres choisis (durée de conservation, expéditeur, options) valent instructions. Si KoniSign estime qu'une instruction constitue une violation du RGPD, il en informe le Client. KoniSign n'utilise jamais les documents ou les données des signataires à ses propres fins.

Le Client est seul responsable du choix des services qu'il active et de la licéité du traitement qu'il met en œuvre : détermination de la base légale, information des personnes concernées, exactitude et pertinence des données transmises, et légitimité des documents et des destinataires. KoniSign ne contrôle pas le contenu des documents déposés par le Client.

4. Confidentialité

KoniSign veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à la confidentialité et soient formées. L'accès aux données est limité au strict nécessaire (moindre privilège). L' exploitant n'accède pas au contenu des documents signés des signataires dans le cadre de l'exploitation courante (principe de minimisation).

5. Sécurité (mesures techniques et organisationnelles)

KoniSign met en œuvre des mesures adaptées au risque, notamment :

• chiffrement en transit (TLS) ;
• stockage immuable (WORM) des documents scellés et des dossiers de preuve, non modifiables ni supprimables avant l' échéance de conservation ;
• scellement cryptographique PAdES et horodatage RFC 3161 : toute altération d'un document signé le rend détectable ;
• contrôle d'accès par rôles (RBAC), cloisonnement strict par client (multi-tenant), journalisation append-only des accès et des étapes ;
• OTP à usage unique pour l'acte de signature, anti-rejeu et limitation des tentatives ;
• en-têtes de durcissement navigateur, gestion des secrets, sauvegardes.

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise KoniSign à recourir à des sous-traitants ultérieurs pour l'exécution du service. KoniSign leur impose par contrat les mêmes obligations de protection des données et demeure responsable de leur exécution. La liste figure en Annexe 2.

En cas d'ajout ou de remplacement d'un sous-traitant, KoniSign en informe le Client, qui dispose d'un délai raisonnable pour formuler une objection légitime ; à défaut de solution, le Client peut résilier le service concerné.

7. Transferts hors de l'Union européenne

L'application, la base de données, les documents et les dossiers de preuve sont hébergés dans l'Union européenne : l'application et la base de données sur des serveurs situés à Düsseldorf (Allemagne), les documents et dossiers de preuve chez Scaleway, à Paris (France). Les documents des dossiers de test, sans valeur probante, sont eux aussi stockés sur ces serveurs de Düsseldorf. Certains sous-traitants peuvent traiter des données depuis un pays tiers ; ces transferts sont alors encadrés par les mécanismes prévus par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne, ou décision d'adéquation). L'Annexe 2 précise, pour chaque sous-traitant, la localisation et le mécanisme applicable.

KoniSign est lui-même établi hors de l'Union européenne (Émirats arabes unis). Bien que les serveurs et le stockage restent dans l'Union européenne (Allemagne et France), l'accès aux données depuis ce pays, aux fins d'administration, d'exploitation et de support, constitue un transfert au sens du chapitre V du RGPD. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision d'exécution (UE) 2021/914, module « responsable du traitement vers sous-traitant »).

Mesures complémentaires : ces accès ne donnent lieu à aucune exportation ni copie des données hors de l'Union ; ils sont nominatifs, limités au strict nécessaire et journalisés ; les documents scellés demeurent immuables, un accès d'administration ne permettant ni de les modifier ni de les supprimer avant échéance. KoniSign a désigné un représentant dans l'Union (article 27 du RGPD), dont l'identité figure dans la politique de confidentialité.

8. Conservation, restitution et suppression

Les documents signés et les dossiers de preuve sont conservés pour la durée choisie par le Client (5 ans, ou 10 ans si ce palier a été activé), au titre de l'obligation légale de conservation de la preuve. Cette conservation limite légitimement le droit à l'effacement pendant la durée applicable.

À l'échéance, les documents sont purgés et les données personnelles anonymisées automatiquement. Le Client peut à tout moment exporter ses documents signés (PDF/A) et le journal de preuve (JSON). À la fin du contrat, et sous réserve des obligations légales de conservation en cours, KoniSign restitue puis supprime les données selon le choix du Client.

9. Assistance au responsable de traitement

KoniSign assiste le Client, dans la mesure du possible, pour :

• répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes (accès, rectification des métadonnées applicatives sans altérer le document scellé, portabilité par export, effacement sous réserve des obligations légales, opposition, limitation) ;
• garantir la sécurité, notifier les violations et, le cas échéant, réaliser une analyse d'impact (AIPD) et la consultation préalable.

10. Violation de données

KoniSign notifie au Client toute violation de données personnelles le concernant dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les éléments utiles (nature, catégories et volume approximatif de données et de personnes, conséquences probables, mesures prises). Il appartient au Client, responsable de traitement, d'apprécier la notification à l'autorité de contrôle et aux personnes concernées.

11. Audit

KoniSign met à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 et permet des audits, y compris des inspections, réalisés par le Client ou un tiers mandaté soumis à confidentialité. Les audits sont annoncés dans un délai raisonnable, conduits pendant les heures ouvrées, sans perturber le service, à une fréquence proportionnée et, sauf manquement avéré, aux frais du Client.

12. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages causés par le traitement lorsqu' elle a manqué aux obligations du RGPD qui lui incombent ou agi en dehors des instructions licites du Client. La responsabilité de KoniSign s'apprécie dans les limites fixées par les conditions générales.

13. Intégralité et durée de l'accord

Le présent Accord exprime l'intégralité de l'engagement des parties sur le traitement des données à caractère personnel et remplace tout accord antérieur ayant le même objet. Il s'applique pendant toute la durée de la relation contractuelle et survit à celle-ci tant que KoniSign traite des données pour le compte du Client (notamment pendant la durée de conservation probatoire). Si une stipulation est jugée invalide, les autres demeurent applicables.

14. Autorité de contrôle et droit applicable

Le présent Accord est régi par le droit français. L'autorité de contrôle compétente pour les traitements couverts est la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés). Toute question relative au traitement des données peut être adressée à contact@konisign.com.

Annexe 1 : Traitements réalisés pour le compte du Client

Personnes concernées : les signataires et destinataires des demandes de signature, ainsi que les utilisateurs du Client.

Catégories de données : identité déclarée (nom, prénom), email, numéro de téléphone (pour l'OTP), contenu des documents soumis par le Client, et données de preuve (adresse IP, user-agent, fuseau horaire de l'appareil, horodatages des étapes, identifiant du SMS, empreintes cryptographiques), état d'avancement de la signature (lien ouvert, cases cochées, code demandé, codes erronés), type d'appareil et de navigateur, page consultée, présence sur la page, dernière activité, et, pendant un guidage accepté par le signataire, la disposition de sa page (taille et type d'écran, position, étape où il se trouve (lecture ou saisie du code), emplacement de l'en-tête, des titres et des paragraphes (jamais leur texte), des documents, des cases cochées ou non, du bouton de signature, de la saisie du code et de la barre de guidage, et, dans la visionneuse des documents, le document et les pages affichés, la lecture imposée (une pièce après l'autre, page par page), la partie visible de la page et l'affichage en plein écran ; jamais le contenu des documents, une saisie ni une image de l'écran), ainsi que la trace de chaque guidage proposé (proposition et nom de la personne qui l'a faite, réponse du signataire, indications données et le résultat renvoyé par sa page, fin du guidage).

• Gestion des demandes de signature : création, transmission de l'invitation (email, et SMS en option), suivi d'avancement.
• Acte de signature : consultation, consentement, envoi et vérification de l'OTP, journal horodaté de chaque étape.
• Carnet de contacts : identité et coordonnées des signataires (nom, prénom, email, mobile) et étiquettes, reprises des demandes du Client ou importées par lui, pour retrouver et relancer les signataires ; durée : fiche supprimée automatiquement 3 ans après le dernier dossier ou la dernière modification, et jamais tant qu'un dossier encore conservé la référence ; le Client peut la supprimer à tout moment ; la purge d'une demande retire son lien avec la fiche. Les demandes en mode test ne l'alimentent pas.
• Suivi d'avancement : fiche mise à disposition du Client (notamment par l'API …/progress) ; les informations propres au suivi sont effacées à la fin de la demande, les étapes probatoires sont conservées avec le dossier.
• Guidage à l'écran : à la demande du Client et seulement après l'accord du signataire (« Accepter ») : reproduction de la disposition de sa page ; le Client peut lui montrer où appuyer, faire défiler sa page, amener la visionneuse à une page ou à un autre document et y mettre un passage en couleur, sans pouvoir agir à sa place sur la signature : il ne peut ni cocher une case, ni saisir le code, ni signer. Il voit les pages des documents depuis sa propre copie : rien de leur contenu ne vient de l'écran du signataire. La disposition transmise en direct est effacée à la fin du guidage. La trace du guidage est inscrite au journal de la signature : la proposition, avec le nom de la personne qui l'a faite, la réponse du signataire, chaque indication et le résultat renvoyé par sa page (exécutée ou sans effet ; dans la visionneuse, document et page atteints) et la fin du guidage ; les gestes du signataire (réponse, arrêt du guidage, résultats renvoyés par sa page) y figurent avec son adresse IP et son appareil (user-agent). Cette trace est reprise au dossier de preuve et conservée comme les étapes probatoires ; à la purge, l'adresse IP, l'appareil et le nom de la personne qui a proposé le guidage en sont effacés.
• Scellement et horodatage : cachet visuel, signature PAdES, horodatage RFC 3161, format d'archivage PDF/A.
• Dossier de preuve : constitution d'un dossier récapitulant les éléments probants.
• Conservation et purge : stockage immuable pour la durée retenue, puis purge et anonymisation à l'échéance.
• API et intégrations : accès programmatique par clés scopées, webhooks vers les systèmes du Client.

Annexe 2 : Sous-traitants ultérieurs

Cette liste est tenue à jour ; toute évolution est notifiée conformément à l'article 6.