Politique de confidentialité

Faire signer un contrat, c'est confier à un tiers des données qui engagent vos clients. Cette page dit exactement ce que nous traitons, pourquoi, pendant combien de temps, et qui y a accès. Sans détour.

1. Qui traite vos données, et à quel titre

Le service KoniSign est édité par KONILABS MARKETING - FZCO, société de droit émirati dont les coordonnées figurent dans les mentions légales.

Notre rôle diffère selon les données :

Responsable de traitement pour les données de nos propres clients professionnels : compte, utilisateurs, facturation, support.
Sous-traitant pour les données des signataires. Dans ce cas, c'est le professionnel qui vous a envoyé le document qui décide des finalités : il est responsable de traitement, et nous agissons sur ses seules instructions. Un contrat de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD est conclu avec lui.

2. Représentant dans l'Union européenne

Notre société étant établie hors de l'Union européenne, nous avons désigné un représentant dans l'Union au sens de l'article 27 du RGPD : Prighter EU Rep GmbH (Schellinggasse 3/10, 1010 Vienne, Autriche), dont l'adresse postale de correspondance est établie en France. Il est votre point de contact, comme celui des autorités de contrôle, pour toute question relative au traitement de vos données.

Prighter met à votre disposition un portail permettant d'exercer directement vos droits (accès, rectification, effacement, opposition) :

https://app.prighter.com/portal/11494703482

Vous pouvez également nous écrire directement à l'adresse de contact indiquée dans les mentions légales.

3. Données traitées

Clients professionnels

Identification : nom, prénom, adresse email professionnelle.
Organisation : raison sociale, SIREN, ORIAS le cas échéant.
Compte : mot de passe (haché, jamais lisible), clés API (hachées).
Facturation : historique des achats de crédits ; adresse de facturation et, s'il est saisi, numéro de TVA indiqués lors du paiement ; factures émises.

Signataires

Identité déclarée : nom, prénom.
Contact : adresse email, numéro de téléphone mobile.
Carnet de contacts du professionnel : vos nom, prénom, adresse email, numéro de mobile et les étiquettes qu'il vous attribue, repris de chaque demande qu'il vous envoie ou importés par lui, pour vous retrouver et vous relancer. Il peut les corriger ou les supprimer à tout moment ; cela ne modifie jamais un document signé ni son dossier de preuve. Les demandes en mode test ne l'alimentent pas.
Éléments probatoires : adresse IP, agent utilisateur, horodatage de chaque étape (consultation, consentement, envoi et validation du code SMS, signature et, pour un guidage à l'écran, votre réponse, l'arrêt du guidage par vous et les résultats renvoyés par votre page), identifiant technique du SMS envoyé.
Le contenu des documents déposés par le professionnel.
Suivi de la signature en cours : tant que la demande est en cours, le professionnel qui vous a envoyé ce document voit où vous en êtes : lien ouvert ou non, cases cochées, code demandé, codes erronés, invitation non distribuée, dernière activité et, le cas échéant, page consultée et présence sur la page de signature, ainsi que le type de votre appareil et de votre navigateur (par exemple « iPhone · Safari »), pour pouvoir vous aider, notamment au téléphone. Il ne voit jamais le contenu de vos documents, ce que vous saisissez ni votre adresse IP.
Guidage à l'écran, seulement si vous l'acceptez : quand le professionnel vous propose de vous guider et que vous appuyez sur « Accepter », votre page lui transmet sa disposition (taille de votre écran et type d'écran (tactile ou souris), position dans la page, étape où vous en êtes (lecture ou saisie du code), emplacement de l'en-tête, des titres et des paragraphes (jamais leur texte), des documents, des cases (cochées ou non), du bouton de signature, de la saisie du code et de la barre de guidage ; dans la visionneuse des documents : le document et les pages affichés, la lecture imposée (une pièce après l'autre, page par page), la partie visible de la page, et si elle est en plein écran), pour qu'il vous montre où appuyer, vous amène à une page ou à un autre document et mette un passage en couleur. Il voit ces pages depuis sa propre copie des documents : rien de leur contenu ne vient de votre écran, ni ce que vous tapez, ni une image de votre écran ; il ne peut ni cocher une case, ni saisir le code, ni signer à votre place, et « Arrêter » met fin au guidage à tout moment. Votre réponse, la fin du guidage et les indications qu'il vous a données, avec ce que votre page en a fait (exécutée ou sans effet et, dans un document, la page atteinte), sont inscrites au dossier de preuve de la signature. Votre adresse IP et votre appareil sont aussi enregistrés au journal de la signature pour votre réponse, l'arrêt du guidage par vous et chaque résultat renvoyé par votre page.

Le numéro de téléphone sert à l'envoi du code de vérification et, si le professionnel a choisi cette option, à l'invitation et aux relances par SMS ; il est aussi conservé dans le carnet de contacts du professionnel. Nous ne pratiquons ni profilage, ni publicité, ni revente de données, et nous n'utilisons pas vos documents pour entraîner des modèles.

4. Finalités et bases légales

Fourniture du service: Exécution du contrat conclu avec le professionnel (article 6.1.b du RGPD).
Vérification de l'identité du signataire (code SMS): Intérêt légitime : fiabiliser l'imputabilité de la signature et prévenir la fraude (article 6.1.f).
Constitution et conservation de la preuve: Intérêt légitime du professionnel et obligations légales de conservation qui lui incombent (articles 6.1.f et 6.1.c). La conservation ne repose pas sur le consentement : le signataire ne peut donc pas obtenir la suppression d'une preuve en la retirant.
Accompagnement du signataire pendant la signature: Intérêt légitime du professionnel à aider le signataire à signer (article 6.1.f). Ce suivi s'appuie sur les étapes déjà enregistrées pour la preuve (ouverture, cases, code) ; les autres informations qu'il affiche (appareil résumé, page consultée, présence) ne servent pas de preuve et n'entrent ni au journal ni au dossier de preuve.
Guidage à l'écran: Votre consentement (article 6.1.a), donné par « Accepter » et retiré à tout moment par « Arrêter ». Rien n'est transmis avant votre accord, et un refus ne change rien à la signature. La trace du guidage (qui l'a proposé, quand, votre réponse, sa fin, les indications données et ce que votre page en a fait) relève de la constitution de la preuve (articles 6.1.f et 6.1.c) : elle permet d'établir que vous avez accepté le guidage et accompli vous-même chaque étape de la signature (article 7.1). Retirer votre accord arrête le guidage ; la trace de ce qui a eu lieu reste au dossier.
Facturation et comptabilité: Obligations légales applicables (article 6.1.c).
Sécurité et journalisation: Intérêt légitime : détecter les abus, garantir l'intégrité des dossiers (article 6.1.f).

5. Durées de conservation

Documents signés et dossiers de preuve : durée paramétrée par le professionnel, par type de document : cinq ans par défaut, dix ans si ce palier a été activé sur son compte. Pendant cette période, ils sont conservés en stockage immuable (WORM) et ne peuvent être ni modifiés ni supprimés, y compris par nous. À l'échéance, ils font l'objet d'une purge ou d'une anonymisation automatique.
Demandes de signature non abouties (refusées, expirées ou annulées) : un an après le refus, l'expiration ou l'annulation, elles font l'objet d'une purge automatique : l'identité et les coordonnées des signataires, leurs adresses IP et appareils, le motif d'un refus et les valeurs saisies sont effacés, et les documents supprimés.
Suivi de la signature en cours : les informations propres au suivi (page consultée, présence, appareil résumé) sont effacées à la fin de la demande, de votre signature ou de votre refus ; les étapes enregistrées pour la preuve suivent la durée de conservation du dossier.
Lien de signature : il ne donne plus accès au dossier 30 jours après la fin du dossier ; le signataire peut demander un nouveau lien de téléchargement de sa copie signée, valable 30 jours.
Guidage à l'écran : la disposition de votre page, transmise en direct, est effacée dès la fin du guidage ; sa trace (qui l'a proposé, quand, votre réponse, sa fin, les indications données et ce que votre page en a fait, dont la page du document atteinte, avec votre adresse IP et votre appareil pour vos propres gestes) est inscrite au journal de la signature et suit la durée de conservation des étapes enregistrées pour la preuve.
Journaux techniques : les livraisons de webhooks terminées, avec leur contenu, sont conservées 30 jours, les notifications 1 an, les sessions de la console et des partenaires 90 jours après leur fin, et les adresses IP des connexions des administrateurs 1 an.
Codes de vérification SMS : quelques minutes, puis suppression. Seule la preuve de leur envoi et de leur validation est conservée.
Carnet de contacts : la fiche est supprimée automatiquement 3 ans après le dernier dossier ou la dernière modification, et jamais tant qu'un dossier encore conservé la référence ; l'entreprise peut la supprimer à tout moment. La purge d'une demande retire son lien avec la fiche, sans supprimer la fiche.
Comptes professionnels : durée de la relation contractuelle, puis suppression ou anonymisation.
Pièces comptables : durée légale applicable.

6. Où sont vos données

Vos documents et vos dossiers de preuve sont stockés chez Scaleway, à Paris (France). Les documents des dossiers de test, qui n'ont pas de valeur probante, sont eux aussi stockés sur nos serveurs de Düsseldorf. La base de données est hébergée sur des serveurs situés à Düsseldorf, Allemagne. Vos documents, vos dossiers de preuve et la base de données sont donc stockés dans l'Union européenne ; les transferts hors de l'Union sont décrits à la section 8.

7. Destinataires et sous-traitants

Nous ne recourons qu'aux prestataires strictement nécessaires au fonctionnement du service :

HOSTINGER operations, UAB: Hébergement des serveurs, de la base de données et des documents des dossiers de test (société lituanienne ; serveurs situés à Düsseldorf, Allemagne).
Scaleway SAS: Stockage des documents et des dossiers de preuve (société française ; données conservées à Paris, France).
AllMySMS (Opportunity SAS): Envoi des SMS contenant le lien de signature et le code de vérification (France).
Brevo: Envoi des emails transactionnels, et des SMS lorsque AllMySMS est indisponible (France).
Stripe: Encaissement des achats de crédits et émission des factures (Union européenne et États-Unis ; transferts encadrés par des clauses contractuelles types). Stripe conserve, pour chaque professionnel, sa raison sociale, son e-mail de facturation, son adresse de facturation et son numéro de TVA s'il l'a saisi. Nous n'avons jamais accès aux données de carte bancaire.
Autorité d'horodatage: Émission des jetons d'horodatage. Elle ne reçoit qu'une empreinte cryptographique du document, jamais le document lui-même, jamais de donnée personnelle.

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée. Aucune donnée n'est transmise à des fins publicitaires.

8. Transferts hors de l'Union européenne

Vos documents, vos dossiers de preuve et la base de données sont stockés dans l'Union européenne (Allemagne et France). Toutefois, notre société étant établie aux Émirats arabes unis, certaines opérations d'administration et de support peuvent impliquer un accès depuis un pays tiers.

Les Émirats arabes unis ne font pas l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Ces accès sont encadrés par les garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD (clauses contractuelles types). Pour toute information sur ces garanties, vous pouvez nous contacter via les mentions légales.

Stripe, qui encaisse les achats de crédits et émet les factures, traite les données de facturation des professionnels dans l'Union européenne et aux États-Unis. Ce transfert vers les États-Unis est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

9. Sécurité

Chiffrement des échanges en transit (TLS).
Stockage immuable (Object Lock, mode Compliance) des documents signés et des dossiers de preuve.
Empreinte SHA-256 de chaque document enregistrée, permettant de vérifier son intégrité à tout moment.
Cloisonnement strict entre professionnels : aucun client ne peut accéder aux dossiers d'un autre.
Journal d'événements en ajout seul : aucune étape ne peut être effacée ni réécrite.
Mots de passe et clés API stockés sous forme hachée, jamais en clair.
Codes de vérification à durée de vie courte, avec limitation du nombre de tentatives et d'envois.

10. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité prévus par le RGPD. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Deux précisions honnêtes, propres à un service de preuve :

Rectification : nous pouvons corriger vos données dans notre base (l'orthographe d'un nom, par exemple), mais jamais modifier un document déjà signé : cela détruirait la signature et la preuve.
Effacement : pendant la durée de conservation, il est légitimement limité par l'obligation de conserver la preuve. Le droit à l'effacement retrouve son plein effet à l'échéance, où la purge intervient automatiquement.

Si vous êtes signataire, adressez votre demande en priorité au professionnel qui vous a envoyé le document : c'est lui le responsable de traitement. Nous le relaierons si vous nous écrivez.

Pour faire corriger ou supprimer votre fiche dans son carnet de contacts, adressez-vous à ce professionnel : il la supprime depuis sa page Contacts ou par l'API.

Pour exercer vos droits, le plus simple est le formulaire mis à disposition par notre représentant dans l'Union. Votre demande y est enregistrée, datée et suivie :

https://app.prighter.com/dsr/11494703482

Vous pouvez aussi nous écrire directement à contact@konisign.com. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

11. Cookies

Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni traceur de mesure d'audience tiers. Seuls sont déposés les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (maintien de votre session authentifiée), qui ne requièrent pas de consentement préalable. Le guidage à l'écran ne dépose aucun cookie : il ne lit la disposition de votre page qu'après votre accord, et cesse dès que vous l'arrêtez.

12. Modifications

Cette politique peut évoluer. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. Toute modification substantielle sera portée à la connaissance des professionnels clients.